Cómo impulsar las inscripciones de estudiantes con Salesforce 

En el competitivo panorama actual, atraer y retener estudiantes se está volviendo cada vez más desafiante. Sin embargo, con las herramientas y estrategias adecuadas, puedes transformar la forma en que gestionas las inscripciones de estudiantes.

En este artículo, exploraremos cómo Salesforce puede revolucionar el enfoque de tu institución de educación superior hacia las inscripciones. Para hacerlo, nos unimos a Kaplan International Pathways durante nuestro último webinar con su responsable de Salesforce, Elaine Bagshaw.

Principales obstáculos para las inscripciones de estudiantes

La sobrecarga de tareas manuales 

Uno de los desafíos principales que enfrentan las instituciones de educación superior es la sobrecarga de tareas manuales. Como mencionó Elaine, Kaplan International Pathways maneja cientos de miles de solicitudes cada año, y esa cifra sigue aumentando. Para agilizar y mejorar la eficiencia del proceso de solicitud e inscripción, Salesforce puede desempeñar un papel crucial.

Salesforce ofrece capacidades de automatización que pueden reducir significativamente los esfuerzos manuales y mejorar la productividad en las inscripciones de estudiantes. Al identificar tareas repetitivas, las instituciones pueden utilizar Salesforce para automatizar la comunicación por correo electrónico, la gestión de documentos y el seguimiento de solicitudes. 

Por ejemplo, los asesores de admisiones pueden automatizar correos electrónicos de seguimiento al recibir inscripciones de estudiantes y rastrear sus respuestas. Además, Salesforce se puede personalizar para generar alertas automáticas cuando faltan documentos importantes o cuando una solicitud está lista para la siguiente etapa de revisión.

Silos de datos 

Los silos de datos representan otro desafío para las instituciones de educación superior que utilizan Salesforce. Estos silos ocurren cuando diferentes departamentos o equipos mantienen bases de datos separadas, lo que lleva a ineficiencias e inexactitudes en la gestión de datos.

Por ejemplo, el departamento de admisiones, el de finanzas y el de servicios estudiantiles pueden mantener sus propios registros del mismo estudiante, lo que resulta en esfuerzos redundantes y falta de visibilidad en todo el recorrido del estudiante.

Salesforce puede ayudar a abordar este problema proporcionando una plataforma centralizada para la gestión de datos. Las instituciones pueden utilizar Salesforce para crear un solo registro para cada estudiante, capturando toda la información relevante a lo largo de su recorrido de inscripción.

Falta de formación continua 

La falta de formación continua es un problema común que enfrentan no solo las instituciones de educación superior, sino también las organizaciones en diversas industrias. Las actualizaciones y mejoras continuas de Salesforce requieren que los usuarios se mantengan informados y capacitados para aprovechar al máximo las capacidades de la plataforma.

Para abordar este desafío, Kaplan International Pathways ha implementado un sólido programa de formación y capacitación. Realizan sesiones de formación periódicas, crean videos personalizados y utilizan guías dentro de la aplicación para ayudar a los usuarios con las nuevas funciones y cambios. Además, han introducido encuestas de usuarios para recopilar comentarios e identificar áreas que requieren mejoras.

Un programa de formación bien estructurado asegura que los usuarios sean competentes en el uso de Salesforce, reduce las solicitudes de soporte y maximiza el retorno de la inversión en la plataforma.

¿Cómo aumentar las inscripciones de estudiantes?

Utiliza automatizaciones en Salesforce 

La automatización de Salesforce desempeña un papel crucial en mejorar la eficiencia y el proceso general de inscripción de estudiantes. Kaplan International Pathways ha integrado con éxito la automatización en su proceso de admisiones, agilizando la recopilación de documentos y los procesos de seguimiento.

Al automatizar tareas repetitivas, los asesores de admisiones pueden centrarse en interacciones más significativas con los posibles estudiantes, proporcionando una experiencia personalizada. Kaplan International Pathways utiliza la automatización para gestionar de manera efectiva las solicitudes incompletas.

Cuando una solicitud carece de documentos críticos, Salesforce envía automáticamente una notificación por correo electrónico al solicitante, instándolos a enviar los documentos requeridos. Una vez que se reciben y cargan los documentos, Salesforce actualiza el estado de la solicitud en consecuencia, garantizando un proceso sin problemas.

Añade apps e integraciones de Salesforce 

El amplio ecosistema de aplicaciones e integraciones de Salesforce proporciona a las instituciones herramientas y funcionalidades adicionales para mejorar sus procesos. Kaplan International Pathways utiliza aplicaciones para la seguridad de datos, el archivado y la mejora de la guía para los usuarios.

Al evaluar cuidadosamente las aplicaciones y asegurarse de que cumplan con los estándares de seguridad de la información, las instituciones pueden aprovechar estas herramientas para mejorar su experiencia con Salesforce. La integración de aplicaciones que automatizan tareas específicas o proporcionan información valiosa puede mejorar significativamente la eficiencia y la toma de decisiones.

Crea un playbook

Para garantizar la consistencia y eficiencia en el uso de Salesforce, Kaplan International Pathways está en proceso de crear un manual de procedimientos de Salesforce. Este manual servirá como guía para todos los equipos, definiendo procesos estándar, automatización y mejores prácticas.

El manual de Salesforce ayudará a alinear los objetivos de la organización con su implementación de Salesforce, mejorando así el rendimiento general y reduciendo la fricción operativa. Además, mediante el uso de Einstein Analytics de Salesforce, las instituciones pueden realizar un seguimiento de la eficacia del manual de procedimientos, identificar áreas de mejora y realizar mejoras basadas en datos.

Al abordar los desafíos relacionados con las tareas manuales, los silos de datos y la formación continua, Kaplan International Pathways ha demostrado cómo Salesforce puede impulsar cambios positivos y mejorar los resultados en la industria de la educación.

Al finalizar esta entrada del blog, queremos agradecer a Elaine Bagshaw por compartir sus valiosos conocimientos y experiencias. Si estás interesado en ver el seminario web completo, no olvides consultar la grabación del webinar nuestro sitio web.